V predchádzajúcom blogu sme si povedali, čo vlastne v dnešnej dobe veľmi moderné slovo PROCES znamená, prečo by sme si mali procesy nielen identifikovať ale ich aj popísať.
Ale ako na to? Je veľa možností ako spracovať vývojové / procesné diagramy. Spravidla (aj ja som si tým prešiel) sa chytíme prvej najjednoduchšej možnosti – nástroje MS Office (Word, Excel). Áno, je to super krok, ale veľmi veľmi pracný a časovo náročný. Dnes vôbec netuším, prečo by som to mal robiť takto zložito a prečo som vôbec takto začal ��. Existuje mnoho lepších a efektívnejších nástrojov nielen pre kreslenie procesných diagramov, ale aj pre ich následnú správu, manažment, sledovanie a vyhodnocovanie. Je mnoho voľne dostupných softvérových riešení, avšak z mojej skúsenosti mnohé z nich majú iba obmedzené použitie – buď viete nakresliť len obmedzený počet procesov, alebo viete tieto procesy kresliť len v jednej úrovni (teda nemôžete ísť do nižších úrovní procesu – do podprocesov), alebo tieto procesy neviete navzájom prepájať, či priamo do procesných štandardov neviete vkladať formuláre, predpisy, teda riadenú dokumentáciu. Skúsil som viaceré nástroje, no najviac mi učaroval a niekoľko rokov aj používam softvérové riešenie pre procesné riadenie od fínskej spoločnosti QPR –
QPR ProcessDesigner.
–
Ide o riešenie „šité na mieru“ pre procesné riadenie. Je to výkonný a ľahko až intuitívne ovládateľný manažérsky nástroj, ktorý umožňuje na jednom mieste realizovať všetky potrebné činnosti súvisiace s procesným riadením, t. z. modelovať (kresliť), analyzovať, dokumentovať, publikovať, komunikovať, merať a optimalizovať vnútrofiremné procesy.
Hlavnými výhodami sú:
• Modelovanie procesov | umožňuje vytvárať detailné prehľadné mapy procesov
• Analýza procesov | ponúka nástroje na analýzu výkonnosti procesov
• Optimalizácia | na základe analýzy umožňuje prehľadné spracovanie optimalizačných návrhov, procesov pred a po optimalizácii
• Spolupráca a komunikácia | prostredníctvom vizualizácie procesov a následného zverejnenia zamestnancom umožňuje lepšiu komunikáciu a spoluprácu medzi oddeleniami, tímami, úsekmi; zároveň prostredníctvom portálového riešenia zabezpečuje celkovú komunikáciu k procesom
• Integrácia | umožňuje prepojenie s viacerými inými systémami, napr. prepojenie na dáta z informačného systému či úložisko dokumentácie (napr. Sharepoint či iné riešenia), a pod.
Na jednom mieste tak môžete spracovať procesnú mapu so všetkým, čo sa vyžaduje:
• organizačné jednotky a organizačná štruktúra,
• mapovanie do nižších úrovní podprocesov,
• vzájomné prepájanie procesov,
• napojenie vzorov formulárov či inej riadenej dokumentácie priamo na úložisko riadenej dokumentácie (napr. Sharepoint),
• identifikácia typov procesných tokov,
• ukazovatele,
… no je toho na jednom mieste naozaj veľa užitočného pre komplexné riadenie procesov. A to všetko v príjemnom pracovnom a grafickom prostredí.
Mám popísané procesy, môžem už hovoriť o procesnom riadení? Tak o tom
v ďalšom blogu.